Tableau de suivi des visas des plans d'exécution

Un registre de visas répond à une question simple et fréquente : quels documents d'exécution attendent notre avis, depuis quand, et lesquels sont en retard ? Sur un chantier de taille moyenne, les entreprises remettent des centaines de plans, notes et fiches techniques, chacun avec ses indices successifs. Sans registre, le retard se découvre quand l'entreprise appelle.

Ce que recouvre le visa

Dans la description des éléments de mission de maîtrise d'œuvre qu'il reproduit, le guide de la Mission interministérielle pour la qualité des constructions publiques (MIQCP) indique que l'examen de la conformité au projet des études d'exécution et de synthèse faites par les entreprises, ainsi que leur visa par le maître d'œuvre, a pour objet d'assurer au maître d'ouvrage que les documents établis par ces entreprises respectent les dispositions du projet. Pour un bureau d'études, le visa porte sur son lot : structure, fluides, thermique, voirie et réseaux. Le contenu et le délai exacts dépendent du contrat et des pièces du marché de chaque affaire.

Les colonnes du registre

Une ligne par document et par indice reçu :

Les valeurs de la colonne « avis » sont à titre d'exemple : reprenez celles que votre bureau et les marchés utilisent, en liste fermée.

Exemple illustratif

Données fictives, relevé du 15/11/2026, délai de visa de 15 jours (hypothèse de l'exemple) :

Au 15/11/2026, le plan de coffrage est en retard de 3 jours (échéance du 12/11). Calcul refait : 28/10 + 15 jours = 12/11 ; du 12/11 au 15/11, 3 jours. La note de calcul n'est pas encore en retard : il reste 5 jours.

La règle des indices

Un plan revient souvent plusieurs fois (indice A, B, C). Ajoutez une ligne par indice, sans écraser la précédente : c'est ce qui permet de mesurer combien de passages il faut pour obtenir un document conforme, entreprise par entreprise. Datez l'avis de chaque indice.

Qui peut interroger ce registre

Si le registre est un tableur propre, les questions de ce type se posent à un filtre, à un tableau croisé dynamique ou à un assistant :

• « Quels documents attendent notre avis depuis plus de quinze jours ? »
• « Quelles entreprises ont renvoyé un même plan à plus de deux indices ? »
• « Délai moyen entre réception et avis, par lot, sur l'affaire 25-012. »
• « Quels visas dont l'échéance tombe cette semaine sont attribués à une personne en congé ? »

Akuiteo indique dans son article du 22/10/2026 que les réponses d'un assistant dépendent des informations accessibles et de leur qualité : un registre dont la colonne « date de réception » est vide empêche tout calcul d'échéance.

Les pièges

• Date de réception saisie à la date d'enregistrement : la saisie tardive décale l'échéance. Notez la date réelle d'arrivée.
• Plans transmis par plusieurs canaux (mail, plateforme de dépôt) : choisissez un registre unique.
• Avis donné par téléphone : saisissez-le avec la date, sinon il n'existe pas pour les autres.
• Délai propre à l'affaire ignoré : un délai unique appliqué partout fausse les échéances.

Vérifier la réponse

Choisissez trois lignes au hasard et reprenez les pièces : l'e-mail ou le dépôt montre la date de réception, le fichier d'avis montre la date de réponse. Recalculez l'échéance à la main. Comptez ensuite le nombre de documents « à examiner » dans le registre et comparez-le à la liste que votre équipe a sur son poste : un écart signale des documents reçus et jamais enregistrés. Pour l'ensemble des suivis de chantier, voir le tableau de suivi des affaires.