Suivi des temps passés par phase en bureau d'études

Suivre les temps passés par phase, c'est rattacher chaque heure saisie à une affaire et à une phase, puis comparer ces heures au budget de la phase. Ce double rattachement est la seule façon de répondre à la question qui revient dans tous les bureaux d'études : « où passent nos heures, et quelle phase dépasse à chaque fois ? ». Un total d'heures par affaire ne le dit pas ; un total par phase, oui.

Les phases à utiliser

Le Code de la commande publique énumère, à son article R2431-1, les éléments que peut comprendre une mission de maîtrise d'œuvre : études préliminaires, études de diagnostic, études d'esquisse, études d'avant-projet, études de projet, assistance pour la passation des marchés de travaux, études d'exécution ou examen de leur conformité au projet et visa, direction de l'exécution des marchés de travaux, ordonnancement, pilotage et coordination du chantier, assistance lors des opérations de réception et pendant la garantie de parfait achèvement.

Pour un bureau d'études, ces éléments font de bons codes de phase, même hors marché public. On y ajoute :

• le découpage de l'avant-projet en APS (avant-projet sommaire) et APD (avant-projet définitif) ;
• des codes pour les missions hors maîtrise d'œuvre (audit, diagnostic énergétique, étude d'impact, expertise) ;
• des codes de temps interne : réponses aux appels d'offres, formation, administration, développement d'outils.

La feuille de temps minimale

Trois règles suffisent : la phase est obligatoire pour toute affaire client, elle se choisit dans une liste, et le commentaire dit ce qui a été fait (c'est lui qui expliquera un dépassement six mois plus tard).

Comparer au budget : un exemple illustratif

Affaire fictive 25-012, mission de structure, arrêtée au 15/11/2026 :

Lecture : les phases terminées (ESQ, APS, APD) ont consommé 41 heures de plus que prévu : 12 en APS et 31 en APD, moins 2 heures gagnées en esquisse. Il reste 155 heures de budget sur PRO et VISA (180 + 70 − 95). La question utile n'est plus « l'affaire dépasse-t-elle ? » mais « ces 155 heures suffiront-elles ? », ce qui demande un reste à faire estimé.

Les questions à poser

• « Sur les affaires terminées depuis 2024, quelle phase dépasse le plus souvent son budget, et de combien en moyenne ? »
• « Sur les affaires de logements collectifs, combien d'heures en APD pour 100 000 euros de travaux ? » (si le montant de travaux est dans le tableau des affaires)
• « Quelles saisies du mois n'ont pas de phase ? »
• « Quelle part des heures du trimestre est passée en temps interne ? »
• « Liste des affaires dont une phase a dépassé 120 % de son budget, avec le chef de projet. »

Ce que font les logiciels

OOTI annonce d'enregistrer les heures et de contrôler les budgets à chaque phase, avec des heures saisies « directement liées aux budgets des projets ». Akuiteo décrit une saisie des temps par affaire avec contrôle, validation et possibilité de bloquer la suractivité. Si vous en utilisez un, les rapports par phase existent sans doute déjà ; l'export vous permet de poser des questions qu'ils ne prévoient pas.

Les pièges

1. Les heures non saisies. Une phase où personne ne saisit paraît dans le budget. Vérifiez d'abord le volume d'heures saisies par personne et par semaine.
2. Les phases qui se chevauchent. Une partie de l'APD se fait parfois pendant le permis de construire, ou une reprise d'APS après une modification de programme. Créez un code pour les reprises demandées par le client : ce sont des heures qui peuvent justifier une discussion d'honoraires.
3. Le budget sans référence. Un budget d'heures fixé « au jugé » ne permet pas de comparer les affaires entre elles. Notez comment il a été calculé.
4. La phase « fourre-tout ». Si le code DET reçoit aussi les réunions commerciales et les relances de factures, il ne mesure plus rien.

Vérifier la réponse

Prenez une personne et une semaine, et comparez le total d'heures de la réponse à ce qu'elle a réellement saisi. Puis prenez une phase terminée que vous connaissez et recalculez le pourcentage à la main. Si les deux concordent, la même question sur toutes les affaires est fiable.

Ces heures, valorisées au coût horaire de revient, donnent la rentabilité par affaire.