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Facturation à l'avancement en bureau d'études
Calculer ce qu'on peut facturer ce mois-ci : avancement déclaré par phase, cumul déjà facturé, exemple fictif chiffré et règles d'acompte à connaître.
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Facturer à l'avancement, c'est émettre, à intervalles réguliers, une facture correspondant à la part de chaque phase effectivement réalisée, moins ce qui a déjà été facturé. La formule tient en une ligne : à facturer = honoraires de la phase × avancement déclaré − cumul déjà facturé. Le difficile n'est pas le calcul, c'est d'avoir, chaque mois, un avancement déclaré honnête et un cumul facturé à jour.
Ce qu'il faut avoir dans ses fichiers
| Donnée | Où elle se tient |
|---|---|
| Honoraires HT par phase | Tableau des phases (voir honoraires par phase) |
| Avancement déclaré (%) | Mis à jour par le chef de projet à chaque fin de mois |
| Cumul déjà facturé par phase | Tableau des factures, rattaché à l'affaire et à la phase |
| Règle d'avancement | Une phrase par phase : heures, livrables ou étapes |
Sans le code de phase sur chaque ligne de facture, le cumul par phase est impossible à calculer : c'est la règle de base de la structure en quatre tableaux.
Exemple illustratif
Données fictives, deux phases en cours sur l'affaire 25-012 :
| Phase | Honoraires HT | Avancement | Dû à date | Déjà facturé | À facturer |
|---|---|---|---|---|---|
| PRO | 14 400 € | 70 % | 10 080 € | 4 320 € | 5 760 € |
| DET | 9 600 € | 50 % | 4 800 € | 2 400 € | 2 400 € |
| Total | 14 880 € | 6 720 € | 8 160 € |
Contrôles : 14 400 × 0,70 = 10 080 et 10 080 − 4 320 = 5 760 ; 9 600 × 0,50 = 4 800 et 4 800 − 2 400 = 2 400 ; 5 760 + 2 400 = 8 160. La facture du mois est donc de 8 160 € HT dans cet exemple.
Trois règles d'avancement possibles
- Par les heures : heures saisies ÷ (heures saisies + reste à faire). Simple à interroger, mais elle récompense la lenteur : une phase qui dérape paraît avancée.
- Par les livrables : 100 % quand le dossier est remis, 0 % avant. Net, mais peu régulier.
- Par étapes pondérées : esquisse validée, plans remis, notes de calcul vérifiées, chacune pesant un pourcentage fixé au départ. C'est le meilleur compromis quand les phases durent plusieurs mois.
Quelle que soit la règle, écrivez-la dans le tableau des phases : un avancement sans règle ne se discute pas avec le client.
Ce que disent les textes sur les acomptes
Pour les marchés publics, la page de Service-Public consacrée à la demande de paiement définit l'acompte comme un paiement intermédiaire d'une prestation qui a commencé à être exécutée, indique que son montant ne peut pas dépasser la valeur des prestations déjà réalisées, et que sa périodicité est de trois mois au maximum, ramenée à un mois dans certains cas (notamment les marchés de travaux pour les PME). La même page précise que les titulaires de marchés publics transmettent leurs factures sous forme électronique via Chorus Pro, et qu'à partir du 01/09/2026 toutes les entreprises passent à la facturation électronique. Cette page ne traite pas spécifiquement les factures de maîtrise d'œuvre : pour votre marché, c'est le CCAP et le calendrier de paiement du contrat qui précisent le rythme. Ceci n'est pas un avis juridique ; en cas de doute, rapprochez-vous de votre conseil.
Le guide de la MIQCP décrit, dans l'élément de mission de direction de l'exécution des travaux, la vérification des projets de décomptes mensuels présentés par les entreprises et l'établissement des états d'acomptes. C'est la facturation des entreprises, pas la vôtre, mais elle explique pourquoi la phase DET avance au rythme du chantier.
Ce que font les logiciels
OOTI indique permettre de facturer par phase, en incluant les honoraires et en gérant les co-contractants. Akuiteo cite, dans son module de comptabilité, quatre méthodes de reconnaissance du chiffre d'affaires (achèvement, prorata, avancement réel et théorique) : c'est le même sujet vu côté comptable. Sans logiciel, un tableur à quatre colonnes (honoraires, avancement, déjà facturé, à facturer) suffit.
Questions à poser
- « Quel montant peut-on facturer ce mois-ci, phase par phase, sur les affaires en cours ? »
- « Quelles phases sont à 100 % d'avancement et facturées à moins de 100 % ? »
- « Quelles affaires ont un avancement déclaré qui n'a pas bougé depuis deux mois ? »
- « Quel est le cumul facturé par rapport aux honoraires, affaire par affaire, avenants compris ? »
Vérifier la réponse
Pour deux affaires, recalculez à la main la ligne « à facturer » et vérifiez que le cumul facturé ne dépasse jamais les honoraires de la phase. Contrôlez ensuite que l'avancement déclaré n'est pas en avance sur les heures consommées sans raison : une phase facturée à 80 % alors que 40 % des heures sont saisies est soit très efficace, soit facturée trop tôt. Enfin, le total à facturer doit se retrouver sur la facture émise, au centime près.
Questions fréquentes
Peut-on facturer plus que l'avancement réel ?
Pour un marché public, Service-Public indique que le montant d'un acompte ne peut pas dépasser la valeur des prestations déjà réalisées. Pour un marché privé, ce sont les clauses du contrat qui s'appliquent.
Qui décide du pourcentage d'avancement d'une phase ?
Le chef de projet le déclare, et la règle de calcul doit être écrite : heures consommées, livrables remis ou étapes franchies. Une règle différente d'une phase à l'autre est acceptable si elle est notée.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :