Plan de charge d'un bureau d'études sous Excel

Un plan de charge répond à une question : qui aura trop ou pas assez de travail, et quand ? Il croise, semaine par semaine, la charge (le travail restant à faire sur les affaires) et la capacité (les heures réellement disponibles de chaque personne). L'écart donne le taux de charge. Un tableur suffit, à condition que le reste à faire de chaque phase soit tenu à jour (voir reste à faire).

Les deux tableaux de base

Tableau des capacités : une ligne par personne et par semaine.

Tableau des affectations : une ligne par affaire, phase, personne et semaine.

Le taux de charge d'une personne sur une semaine est la somme de ses heures prévues divisée par ses heures disponibles. Une capacité nette (congés et temps interne déduits) donne un taux plus juste qu'une capacité brute.

Exemple illustratif

Données fictives : une personne dont la capacité est de 32 heures par semaine sur quatre semaines.

Contrôle : 30 + 38 + 40 + 22 = 130 ; 32 × 4 = 128 ; 130 ÷ 128 = 1,016. Le taux moyen de 102 % cache deux semaines de surcharge consécutives (S48 et S49) suivies d'une semaine creuse. Le dépassement est de 6 h en S48 et 8 h en S49, soit 14 h, alors que S50 n'offre que 10 h de marge (32 − 22) : la réponse est de décaler ce qui peut l'être et de confier le reste à quelqu'un d'autre. Voilà pourquoi le plan de charge se lit semaine par semaine et non en moyenne.

Où trouver la charge

• Le reste à faire par phase (heures), réparti sur les semaines jusqu'à la date de fin prévue ;
• Les échéances contractuelles : remise d'APD, dépôt de permis, date de consultation ;
• Les offres en cours : heures de réponse aux appels d'offres, et, avec prudence, une probabilité de gain ;
• Le temps interne : formation, administration, qui entre dans la capacité nette.

La répartition « linéaire » (reste à faire divisé par le nombre de semaines restantes) est un point de départ. Elle ne vaut rien près d'un rendu, où la charge se concentre : demandez aux chefs de projet les trois semaines les plus chargées de chaque phase.

Ce que font les logiciels

Akuiteo décrit un module de planning avec un « plan de charges et taux d'occupation des équipes », une planification sur collaborateur réel ou sur profil générique, en jours, fractions de journée ou heures. Sa page pour les cabinets d'architecture et bureaux d'études parle d'une vision macro avec plan de charges et de plannings fins au mois et à la semaine. OOTI indique donner une vision claire de la charge de travail, des tâches et des priorités. Le choix « profil générique » d'Akuiteo correspond à la planification par profil conseillée plus haut pour les mois lointains.

Les questions à poser à un plan de charge

• « Qui est à plus de 110 % de charge dans les quatre prochaines semaines ? »
• « Quelles semaines de l'équipe fluides ont un taux de charge inférieur à 70 % ? »
• « Peut-on prendre une affaire de 300 heures à partir du 04/01/2027 sans dépasser 100 % ? »
• « Quelles affaires ont une phase dont la date de fin tombe pendant une semaine de surcharge ? »

Vérifier la réponse

Trois contrôles. D'abord la somme des heures prévues par affaire doit égaler le reste à faire de cette affaire : sinon une phase manque ou est comptée deux fois. Ensuite la capacité d'une personne doit tenir compte de ses congés connus : comparez la capacité à son calendrier réel. Enfin, relisez le plan avec les chefs de projet, personne par personne : c'est eux qui savent qu'une phase « prévue en S49 » attend en réalité la validation du client. Pour le calcul du taux d'occupation constaté a posteriori, voir taux d'occupation.

Limite

Un plan de charge est une prévision : il est faux dès que le client change une date. Datez chaque version, gardez-la, et comparez-la à la réalité dix semaines plus tard. C'est ainsi qu'on apprend à estimer.