Par quelle question commencer ?

Par une question dont vous connaissez déjà la réponse pour une affaire : par exemple les heures passées en APD sur un projet que vous avez suivi. Si la réponse est juste, vous pouvez faire confiance à la même question sur les autres affaires.

Pourquoi une même question donne-t-elle deux réponses différentes ?

Le plus souvent, le périmètre n'est pas le même : heures validées ou non, affaires internes incluses ou non, montants hors taxes ou toutes taxes comprises. Précisez-le dans la question.

Questions à poser aux données d'un bureau d'études

Une bonne question à ses données a trois qualités : elle nomme la source (feuilles de temps, factures, registre des documents), elle fixe le périmètre (période, type d'affaire, phase) et elle demande le détail en plus du total. Les questions ci-dessous sont classées par source. Pour chacune, la colonne de droite dit ce qu'il faut avoir dans ses fichiers pour obtenir une réponse juste.

Dans les exemples, les codes de phase sont ceux de la maîtrise d'œuvre : esquisse (ESQ), avant-projet sommaire (APS), avant-projet définitif (APD), projet (PRO), assistance à la passation des marchés de travaux (AMT), visa des études d'exécution des entreprises (VISA), direction de l'exécution des travaux (DET), assistance aux opérations de réception (AOR).

Feuilles de temps

Question	Il faut
« Combien d'heures avons-nous passées par phase sur l'affaire 25-012 ? »	Un code d'affaire et un code de phase sur chaque saisie
« Sur quelles affaires l'APD a-t-il dépassé son budget d'heures de plus de 20 % ? »	Un budget d'heures par phase
« Quelle part de nos heures est passée sur des affaires internes (offres, formation, administration) ? »	Des codes d'affaires internes distincts
« Quelles saisies du mois dernier ne sont rattachées à aucune phase ? »	Une colonne phase obligatoire
« Qui n'a pas saisi ses heures de la semaine du 09/11/2026 ? »	La liste des personnes et des semaines

Le détail : suivi des temps passés par phase.

Affaires et honoraires

Question	Il faut
« Liste des affaires terminées en 2026 dont le coût des heures dépasse les honoraires facturés »	Coût horaire de revient fourni par la direction
« Quelle mission (structure, fluides, thermique, voirie et réseaux) a la meilleure marge sur trois ans ? »	Une colonne domaine sur chaque affaire
« Quelle phase concentre les pertes sur nos affaires de logements collectifs ? »	Honoraires décomposés par phase
« Combien d'heures reste-t-il à faire sur les affaires en cours, et à quelle date se termineront-elles au rythme actuel ? »	Un reste à faire estimé par chaque chef de projet
« Nos affaires en cotraitance sont-elles plus ou moins rentables que les autres ? »	Une colonne cotraitance (oui ou non, et part du bureau)

Le détail : rentabilité par affaire et reste à faire.

Facturation et paiements

Question	Il faut
« Quel montant peut-on facturer ce mois-ci selon l'avancement déclaré de chaque phase ? »	Avancement en pourcentage et cumul déjà facturé
« Quelles phases sont terminées mais pas encore facturées ? »	Une date de fin de phase et une date de facture
« Quelles factures adressées à des acheteurs publics sont payées au-delà du délai prévu ? »	Date de réception de la demande de paiement et date de paiement
« Quel est le montant facturé et non encaissé, par client ? »	Les règlements reçus, rapprochés des factures

Le détail : facturation à l'avancement et intérêts moratoires.

Équipe et charge

Question	Il faut
« Qui sera chargé au-delà de sa capacité dans les quatre prochaines semaines ? »	Reste à faire réparti par semaine et par personne
« Quel est le taux d'occupation de l'équipe fluides sur le dernier trimestre ? »	Heures disponibles et heures sur affaires
« Peut-on prendre une affaire de 300 heures à partir du 04/01/2027 ? »	Un plan de charge à jour

Le détail : plan de charge et taux d'occupation.

Documents techniques

Question	Il faut
« Retrouve la dernière note de calcul des fondations de l'affaire 23-041 »	Un nommage avec affaire, objet et indice
« Quels CCTP de 2024 citent une norme que nous n'utilisons plus ? »	Le texte des CCTP, lisible (pas un scan)
« Comment avons-nous traité la ventilation d'un parking souterrain dans nos affaires précédentes ? »	Notes et rapports rangés par affaire
« Quels plans d'exécution des entreprises attendent notre visa depuis plus de quinze jours ? »	Un registre des documents reçus et des avis
« Liste de nos références en réhabilitation d'écoles depuis 2023, avec maître d'ouvrage et montant de travaux »	Une base de références tenue à jour

Le détail : note de calcul, anciens CCTP, suivi des visas, références.

Ce que les éditeurs mettent en avant

Akuiteo, dans son article du 22/10/2026 sur son connecteur pour assistant IA, cite des questions comme la marge par client sur le dernier semestre, une synthèse de l'activité du mois ou les raisons d'une baisse du taux d'occupation sur un périmètre donné. L'éditeur précise que les réponses dépendent des données accessibles, de leur qualité et de l'assistant utilisé. C'est la même règle qu'avec un tableur : une question n'est pas meilleure que la donnée qui lui répond.

Trois contrôles systématiques

Demandez la liste des lignes derrière chaque total, et ouvrez-en deux.
Comparez à un chiffre connu : le chiffre d'affaires de l'exercice, les heures d'une personne sur un mois.
Nommez le périmètre dans la question : « heures validées », « hors affaires internes », « montants hors taxes ».

Pour mettre vos fichiers en état de répondre, commencez par le tableau de suivi des affaires.