Une seule feuille ne suffit-elle pas ?

Pour une dizaine d'affaires, si. Au-delà, mélanger les affaires, les phases, les heures et les factures sur une même feuille oblige à répéter des informations et crée des incohérences. Quatre tableaux reliés par le numéro d'affaire restent lisibles et se croisent facilement.

Faut-il saisir les montants hors taxes ?

Oui, et le dire dans le nom de la colonne (« Honoraires HT »). Les honoraires, l'avancement et la rentabilité se raisonnent hors taxes ; les taxes ne servent qu'au suivi de trésorerie.

Tableau de suivi des affaires d'un bureau d'études

Un tableau de suivi des affaires utile à un bureau d'études n'est pas une seule grande feuille : ce sont quatre tableaux reliés par le numéro d'affaire. Le premier décrit les affaires, le deuxième leurs phases et leurs honoraires, le troisième les heures saisies, le quatrième les factures. Avec cette structure, une question comme « quelles phases d'APD dépassent leur budget cette année ? » trouve sa réponse, que vous la posiez à un tableau croisé dynamique ou à un assistant IA.

Pourquoi des tableaux Excel structurés

L'aide Microsoft sur les tableaux Excel en décrit les avantages pour ce besoin : une ligne d'en-tête avec filtre sur chaque colonne, des colonnes calculées où une formule s'applique à toute la colonne, une ligne de total qui ignore par défaut les lignes masquées par un filtre, et des références structurées qui remplacent les adresses de cellules par le nom du tableau. La même aide signale la validation des données, qui limite ce qu'on peut saisir dans une colonne : c'est elle qui empêche un « A.P.D. » de côtoyer un « APD ».

Tableau 1 : les affaires (une ligne par affaire)

Colonne	Exemple	Pourquoi
N° affaire	25-012	La clé qui relie tout
Intitulé	Bureaux R+4, rue des Forges	Lisible par un humain
Maître d'ouvrage	Commune de X	Références, relances
Public ou privé	Public	Règles de paiement différentes
Domaine	Structure	Comparer les métiers
Type d'ouvrage	Bureaux	Comparer des affaires semblables
Montant de travaux HT	2 400 000	Références, ratios
Honoraires du bureau HT	96 000	Rentabilité
Cotraitance	Oui, mandataire : cabinet Y	Isoler la part du bureau
Chef de projet	Initiales	Questions par responsable
Date de commande	12/03/2025	Délais
Statut	En cours / Terminée / Suspendue	Périmètre des questions

Tableau 2 : les phases (une ligne par affaire et par phase)

Colonne	Exemple
N° affaire	25-012
Phase	APD
Honoraires de la phase HT	16 300
Budget d'heures	110
Avancement déclaré (%)	100
Date de fin prévue	30/09/2025
Date de fin réelle	14/10/2025
Reste à faire estimé (heures)	0

Pour la liste des phases, gardez une liste fermée et courte. Le guide de la Mission interministérielle pour la qualité des constructions publiques (MIQCP) sur la rémunération de la maîtrise d'œuvre utilise ces abréviations : ESQ (esquisse), AVP (avant-projet), APS (avant-projet sommaire), APD (avant-projet définitif), PRO (projet), EXE (études d'exécution), SYN (plans de synthèse), VISA (visa des études d'exécution), AMT (assistance à la passation des marchés de travaux), OPC (ordonnancement, pilotage, coordination), DET (direction de l'exécution des travaux), AOR (assistance aux opérations de réception), EP (études préliminaires). Ajoutez vos propres codes pour les missions hors maîtrise d'œuvre (diagnostic, audit, étude d'impact) et pour le temps interne (offres, formation, administration).

Tableau 3 : les temps (une ligne par saisie)

Colonne	Exemple
Date	06/10/2025
Personne	Initiales
N° affaire	25-012
Phase	APD
Heures	3,5
Commentaire	Descente de charges, niveau 3
Validé	Oui

Pas de colonne salaire ni de coût par personne dans ce tableau : le coût horaire de revient utilisé pour la rentabilité est une donnée fournie par la direction, rangée à part (voir rentabilité par affaire).

Tableau 4 : les factures (une ligne par facture)

Colonne	Exemple
N° facture	F-2025-118
N° affaire	25-012
Phase(s) facturée(s)	APD
Montant HT	16 300
Date d'émission	31/10/2025
Date de réception par le client	03/11/2025
Date de paiement	28/11/2025

Les deux dernières dates servent à suivre les délais de paiement ; voir intérêts moratoires.

Les règles de saisie

Un numéro d'affaire unique, au même format partout (25-012, pas « 2025-12 » ici et « 25.12 » là).
Des listes déroulantes pour la phase, le domaine, le statut.
Des dates au format date, pas du texte.
Des montants hors taxes, avec « HT » dans le nom de la colonne.
Pas de cellules fusionnées ni de sous-totaux au milieu des données : les totaux se calculent à part.

Ce que font les logiciels de gestion d'affaires

Si votre bureau utilise un logiciel dédié, cette structure y existe déjà. Akuiteo, par exemple, décrit une affaire découpable en lots sur cinq niveaux, avec des calendriers initial, prévisionnel et réel et des temps saisis par affaire. Dans ce cas, le travail consiste à exporter ces données proprement plutôt qu'à les ressaisir : voir interroger son logiciel de gestion d'affaires avec l'IA.

Les questions que ce tableau rend possibles

« Liste des affaires en cours dont le budget d'heures d'une phase est dépassé. »
« Phases terminées depuis plus d'un mois et non facturées. »
« Total des heures internes par mois en 2026. »
« Affaires publiques dont une facture a été payée plus de 30 jours après réception. »

Pour les formules de base (tableaux croisés, filtres), voir NL-Q Excel. Toutes les autres questions sont dans la liste des questions à poser.